Khai báo tài khoản trên Phần mềm Quỹ tín dụng nhân dân eFUND

Khai báo tài khoản trên Phần mềm Quỹ tín dụng nhân dân eFUND

Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế. Mỗi tài khoản mở theo đối tượng kế toán cụ thể, có nội dung kinh tế riêng biệt và theo yêu cầu quản lý quy định. Việc hiểu được nội dung, bản chất, kết cấu của từng tài khoản giúp học viên có thể sử dụng tài khoản theo đúng bản chất kinh tế; phản ánh chính xác và đầy đủ rõ ràng từng loại tài sản, từng mặt hoạt động nghiệp vụ của QTDND.

Phân loại tài khoản kế toán: có 3 cách phân loại tài khoản chủ yếu

• Phân loại theo nội dung kinh tế: Nếu phân loại theo nội dung kinh tế thì tài khoản của QTDND được chia thành:
• Tài khoản thuộc Tài sản: phản ánh hoạt động sử dụng vốn của QTDND; có tính chất là dư nợ
• Tài khoản thuộc nguồn vốn: phản ánh các hoạt động hình thành nguồn vốn của QTDND; có tính chất là dư có
• Tài khoản lưỡng tính:
• Tài khoản có thể dư có hoặc dư nợ
• Tài khoản vừa có số dư nợ vừa có số dư có (không được bù trừ)
• Phân loại theo mối quan hệ với bảng cân đối kế toán: Dựa trên mối quan hệ với bảng cân đối kế toán thì tài khoản kế toán tại QTDND được chia thành:
• Tài khoản nội bảng (tài khoản trong bảng cân đối kế toán): phản ánh tài sản, nguồn vốn của bản thân QTDND hoặc QTDND huy động được, sử dụng theo pháp luật trong một khoảng thời gian nhất định; sử dụng phương pháp ghi sổ kép khi sử dụng những tài khoản này trong hạch toán kế toán.
• Tài khoản ngoại bảng (tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán): phản ánh những tài sản không thuộc quyền sở hữu, sử dụng của QTDND, các nghiệp vụ chưa tác động ngay đến tài sản và nguồn vốn của QTDND; sử dụng phương pháp ghi sổ đơn khi sử dụng tài khoản này trong hạch toán kế toán
• Phân loại theo mức độ
• Tài khoản tổng hợp: phản ánh tổng hợp hoạt động ngân hàng theo những chỉ tiêu nhất định; đồng thời là chỉ tiêu để lập bảng cân đối tài khoản kế toán của QTDND.
• Tài khoản chi tiết (tiểu khoản): phản ánh sự vận động của từng đối tượng kế toán cụ thể

Hệ thống tài khoản kế toán QTDND là tập hợp các tài khoản kế toán mà QTDND sử dụng để phản ánh toàn bộ tài sản, nguồn vốn và sự vận động của chúng trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Trong hệ thống tài khoản kế toán, mỗi tài khoản có tên gọi riêng phù hợp với nội dung kinh tế mà nó phản ánh, có số hiệu riêng và được phân loại, hệ thống hóa một cách khoa học. QTDND chỉ được mở và sử dụng những tài khoản quy định trong Hệ thống tài khoản kế toán các QTDND khi đã có cơ chế nghiệp vụ và theo đúng nội dung được cấp giấy phép hoạt động.

Hiện tại, hệ thống tài khoản kế toán các Quỹ tín dụng nhân dân áp dụng theo công văn số 1687/NHNN-TCKT, bao gồm các tài khoản trong bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán, được bố trí thành 9 loại:

• Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán gồm 8 loại (từ loại 1 đến loại 8).
• Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán có 1 loại (loại 9).

Các tài khoản nội bảng và các tài khoản ngoại bảng được bố trí theo hệ thống số thập phân nhiều cấp:

• Tài khoản cấp I ký hiệu bằng 2 chữ số từ 10 đến 99. Mỗi loại tài khoản được bố trí tối đa 10 tài khoản cấp I.
• Tài khoản cấp II ký hiệu bằng 3 chữ số, hai số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu tài khoản cấp I, số thứ 3 là số thứ tự tài khoản cấp II trong tài khoản cấp I, ký hiệu từ 1 đến 9.
• Tài khoản cấp III ký hiệu bằng 4 chữ số, ba số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu tài khoản cấp II, số thứ 4 là số thứ tự tài khoản cấp III trong tài khoản cấp II, ký hiệu từ 1 đến 9.
• Tài khoản cấp IV ký hiệu bằng 5 chữ số, bốn số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu tài khoản cấp III, số thứ 5 là số thứ tự tài khoản cấp IV trong tài khoản cấp III, ký hiệu từ 1 đến 9.
• Tài khoản cấp V ký hiệu bằng 7 chữ số, năm số đầu (từ trái sang phải) là ký hiệu tài khoản cấp IV, 2 chữ số tiếp theo là số thứ tự tài khoản cấp V trong tài khoản cấp IV, ký hiệu từ 01 đến 99.

Trong đó:

• Các tài khoản cấp I, II, III là những tài khoản tổng hợp do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định, dùng làm cơ sở để hạch toán kế toán tại các Tổ chức tín dụng.
• Các tài khoản cấp IV, V là những tài khoản do Ngân hàng Nhà nước (Vụ Kế toán- Tài chính) hướng dẫn để thực hiện hạch toán kế toán riêng cho các Quỹ tín dụng nhân dân.
• Cách ghi số hiệu tài khoản chi tiết: Số hiệu tài khoản chi tiết gồm có 2 phần:
• Phần thứ nhất: Số hiệu tài khoản tổng hợp và ký hiệu tiền tệ
• Phần thứ hai: Số thứ tự tiểu khoản trong tài khoản tổng hợp.
• Nếu một tài khoản tổng hợp có dưới 10 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản được ký hiệu bằng một chữ số từ 1 đến 9.
• Nếu một tài khoản tổng hợp có dưới 100 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản được ký hiệu bằng hai chữ số từ 01 đến 99.
• Nếu một tài khoản tổng hợp có dưới 1000 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản được ký hiệu bằng ba chữ số từ 001 đến 999…
• Số lượng chữ số của các tiểu khoản trong cùng một tài khoản tổng hợp bắt buộc phải ghi thống nhất theo quy định trên (một, hai, ba chữ số…) nhưng không bắt buộc phải ghi thống nhất số lượng chữ số của các tiểu khoản giữa các tài khoản tổng hợp khác nhau.
• Số thứ tự tiểu khoản được ghi vào bên phải của số hiệu tài khoản tổng hợp. Giữa số hiệu tài khoản tổng hợp và số thứ tự tiểu khoản, ghi thêm dấu chấm (.) để phân biệt.

Ví dụ: Tài khoản 4211.18:

“4211” là số hiệu của tài khoản tổng hợp – Tiền gửi không kỳ hạn của khách hàng trong nước bằng đồng Việt Nam.

“18” là số thứ tự tiểu khoản của đơn vị, cá nhân gửi tiền.

• Số thứ tự tiểu khoản của đơn vị mở tài khoản đã ngừng giao dịch và tất toán tài khoản ít nhất sau một năm mới được sử dụng lại để mở cho đơn vị khác.

Ngoài ra, các Quỹ tín dụng được mở thêm tài khoản chi tiết theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ khi cần thiết.

Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm Quỹ tín dụng nhân dân eFUND đơn giản như sau:

•  Bước 1: Khai báo mã phân loại
  • Truy cập vào chức năng theo đường dẫn sau: Kế toán –> Hệ thống tài khoản kế toán –> Danh mục phân loại tài khoản –> Chọn Thêm                                                                                            
    • Chọn mã phân loại cha, nhập mã phân loại, tên mã phân loại, tính chất và mapping với tài khoản tổng hợp.
    • Nhấn nút “Lưu” để lưu thông tin mã phân loại
    • Những thông tin nhập liệu cần lưu ý:
      • Chú ý không sửa mã bộ PLTK, chọn đúng mã phân loại cấp cha, tính chất tài khoản
      • Đối với tài khoản đã có tiểu khoản thì chỉ có thể mở thêm tiểu khoản cấp tương đương hoặc nhỏ hơn.
      • Mapping tài khoản là việc gắn 1 hay nhiều tiểu khoản cùng cấp với mã phân loại cấp trên là tài khoản tổng hợp theo quy định của NHNN.
      • Chọn bộ tài khoản tổng hợp để mapping là TT10/2014/NHNN
      • Truy cập danh sách mã phân loại để kiểm tra lại thông tin sản phẩm vừa khai báo
      • Trường hợp đã tồn tại mã phân loại rồi, có thể bỏ qua bước này
      • Các tài khoản cho vay, tiết kiệm, tiền gửi – tiền vay TCTD khác chỉ khai báo mã phân loại (bước 1) không phải khai báo tài khoản chi tiết.
      • Ví dụ: Tài khoản tổng hợp 4232 mở chi tiết các tài khoản 4232.01 khi đó chỉ cần khai báo mã phân loại là TK 4231.01; chọn mã phân loại cha là 4232 và mapping các mã phân loại 4232.01 vào TKTH 4232. Vì tài khoản 4232.01 là tài khoản tiết kiệm do vậy không cần khai báo tài khoản chi tiết (bỏ qua bước 2).
• Bước 2: Khai báo tài khoản chi tiết
• Truy cập vào chức năng theo đường dẫn sau: Kế toán –> Hệ thống tài khoản kế toán –> Tài khoản kế toán nội bộ – nội bảng/Tài khoản nội bộ – ngoại bảng
•                                                                                  
• Nhập thành phần cấu tạo tài khoản và nhập thông tin tài khoản chi tiết.
• Nhấn nút “Lưu” để lưu thông tin tài khoản chi tiết
• Những thông tin nhập liệu cần lưu ý:
• Chú ý chọn đúng các thành phần cấu tạo tài khoản chi tiết
• Sau khi chọn thành phần cấu tạo, PGD và mã loại tiền Số tài khoản chi tiết sẽ hiển thị. Cần chú ý đuôi tài khoản phải có dạng “0001”.
• Đối với tài khoản có dư đầu thì có thể nhập trực tiếp số dư vào ô số dư hiện tại.
• Chọn trạng thái của tài khoản là “Sử dụng”
• Các tài khoản cần mở chi tiết bao gồm: tài khoản về thu nhập, chi phí, dự thu, dự chi, dự phòng, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, các tài khoản phải thu – phải trả khác và các tài khoản ngoại bảng. Tuyệt đối, không mở chi tiết cho các tài khoản cho vay, tiết kiệm, tiền gửi – tiền vay TCTD khác.