Quy trình khóa sổ cuối ngày trên Phần mềm Quỹ tín dụng nhân dân eFUND
Quy trình khóa sổ cuối ngày trên Phần mềm Quỹ tín dụng nhân dân eFUND
Cuối ngày, kế toán Quỹ tín dụng nhân dân phải chốt sổ kế toán và khóa sổ chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Các sổ kế toán phải kiểm tra và in trong ngày bao gồm:
- Sổ quỹ tiền mặt: Thể hiện chi tiết từng giao sinh phát sinh trong ngày liên quan đến các giao dịch thu – chi tiền mặt theo thứ tự phát sinh (theo thứ tự lập chứng từ).
- Liệt kê chứng từ: Tổng hợp chứng từ phát sinh theo từng loại như thu, chi, chuyển khoản, nhập ngoại bảng, xuất ngoại bảng.
- Kết hợp chứng từ phát sinh: Tổng hợp doanh số phát sinh trong ngày của các chứng từ kế toán (bao gồm phiếu thu, phiếu chuyển khoản, phiếu nhập xuất tài sản ngoại bảng) và được sắp xếp theo thứ tự tài khoản và số chứng từ phát sinh. Bao gồm: kết hợp chứng từ tiền mặt, chuyển khoản, ngoại bảng.
- Cân đối chứng từ: Tổng hợp doanh số phát sinh của các tài khoản trong ngày
- Kết hợp tài khoản theo ngày: Tổng hợp các tài khoản phát sinh trong ngày lên cân đối
- Cân đối tài khoản theo ngày: Tổng hợp cả các tài khoản không phát sinh nhưng còn số dư và những tài khoản phát sinh trong ngày lên cân đối.
Quy trình Khóa sổ cuối ngày được thực hiện trên Phần mềm Quỹ tín dụng nhân dân eFUND như sau:
- Bước 1: Kiểm tra báo cáo cuối ngày
- Truy cập vào chức năng theo đường dẫn sau: Báo cáo –> Báo cáo ngày
- Các báo cáo cần kiểm tra bao gồm:
- Kiểm tra đối chiếu nhật ký quỹ với thủ quỹ
- Kiểm tra cân đối chứng từ
- Kiểm tra liệt kê chứng từ
- Kiểm tra bảng kết hợp chứng từ phát sinh
- Kiểm tra kết hợp tài khoản theo ngày
- Kiểm tra bảng cân đối tài khoản kế toán theo ngày
- Bước 2: Lưu trữ dữ liệu
- Truy cập vào chức năng theo đường dẫn sau: Hệ thống –> Lưu trữ cuối ngày
- Chọn thư mục lưu trữ, chọn loại file lưu trữ dữ liệu
- Nhấn nút “Lưu trữ” để thực hiện lưu dữ liệu
- Những thông tin nhập liệu cần lưu ý:
- Việc lưu trữ dữ liệu là cần thiết và quan trọng và phải thực hiện hàng ngày
- Việc lưu trữ dữ liệu phải được thực hiện trước khi duyệt các giao dịch trong ngày
- Trong tháng phải sao chép dữ liệu ra thiết bị lưu trữ ngoài hoặc máy tính khác để giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu.
- Bước 3: Duyệt giao dịch
- Truy cập vào chức năng theo đường dẫn sau: Kiểm soát –> Kiểm soát (Shift + 9)
- Chọn giao dịch ở trạng thài Nhập chưa duyệt và sửa chưa duyệt.
- Tích chọn toàn bộ hoặc lần lượt từng giao dịch
- Nhấn nút “Duyệt” để duyệt giao dịch
- Những thông tin nhập liệu cần lưu ý:
- Khi duyệt giao dịch nếu báo lỗi số dư tài khoản không đủ để hạch toán thì tiếp tục chọn giao dịch đó và duyệt, trong trường hợp vẫn không duyệt được thì cần kiểm tra số dư tài khoản trên bảng cân đối tài khoản kế toán.
- Trong một số trường hợp tài khoản tiền mặt không đủ để hạch toán, có thể duyệt các giao dịch thu tiền như mở sổ, thu gốc lãi….sau đó mới duyệt các giao dịch chi tiền (ví dụ: giải ngân, trả gốc lãi tiết kiệm….)
- Các phím tắt đặc biệt trên giao diện
- Ctrl + A: Duyệt giao dịch
- Ctrl + E: Sửa giao dịch
- Shift + Del: Xóa giao dịch
- Bước 4: Khóa sổ cuối ngày
- Truy cập vào chức năng theo đường dẫn sau: Kế toán –> Khóa sổ cuối ngày
- Truy cập khóa sổ cuối ngày, kích vào Chạy cuối ngày và chọn trạng thái là Dừng làm việc
- Nhấn nút “Thực hiện” để thực hiện khóa sổ cuối ngày
- Những thông tin nhập liệu cần lưu ý:
- Trong trường hợp chạy cuối ngày báo phát sinh lỗi, và không khóa sổ được có thể kiểm tra các giao dịch chưa duyệt, các giao dịch lỗi, kiểm tra dữ liệu trên giao diện khóa sổ
- Trong trường hợp báo số dư tài khoản không cân có thể lựa chọn “Kiểm tra chi tiết và điều chỉnh dữ liệu” hoặc kiểm tra giao dịch lỗi để tìm chi tiết số giao dịch bị lỗi và nguyên nhân gây lỗi.
