Tối ưu hóa quy trình tác nghiệp khi ứng dụng Phần mềm Tài chính vi mô mFinance

Với kinh nghiệm thực hiện các dự án xây dựng và triển khai hệ thống quản lý thông tin cho các tổ chức tài chính vi mô, chúng tôi nhận thấy rằng việc triển khai phần mềm tài chính vi mô mFinance đã giúp các đơn vị nắm bắt nhanh chóng và chính xác tình hình hoạt động của đơn vị mình; Thuận lợi phát triển sản phẩm dịch vụ mới; Hỗ trợ mở rộng hoạt động kinh doanh hiệu quả; Tiết kiệm thời gian và công sức; Nâng cao năng lực cạnh tranh và hình ảnh. Và một lợi ích rất thiết thực khi triển khai phần mềm tài chính vi mô mFinance đó là giúp các đơn vị chuẩn hóa quy trình tác nghiệp và quản trị tại đơn vị mình.

Ở bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu quy trình tác nghiệp mà các đơn vị đang ứng dụng phần mềm tài chính vi mô mFinance đang áp dụng. Quy trình tác nghiệp tại các đơn vị đó được thực hiện như sau:

Quy trình tác nghiệp khi áp dụng giải pháp Phần mềm tài chính vi mô mFinance

Quy trình tác nghiệp hàng ngày của Tổ chức tài chính vi mô phụ thuộc vào mô hình tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị nhưng nhìn chung được chia thành 03 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1 – Hoạt động bắt đầu ngày giao dịch

Các hoạt động bắt đầu ngày giao dịch thường chia thành 02 loại sau:

• Kiểm tra và chuẩn bị các thông tin, dữ liệu cho ngày làm việc mới: kiểm tra các hoạt động ngày hôm trước đã kết thúc chưa; Chuyển ngày làm việc mới; Đối chiếu tiền mặt tại quỹ và sổ quỹ tiền mặt và các hoạt động khác theo quy định của đơn vị.
• Thực hiện giao dịch tiếp quỹ cho các giao dịch viên và phòng giao dịch:
  • Tại văn phòng chi nhánh: Thực hiện tiếp quỹ cho phòng giao dịch / Điểm giao dịch
  • Tại phòng giao dịch: Đối với các đơn vị áp dụng mô hình giao dịch một cửa thì đầu ngày quỹ chính thực hiện tiếp quỹ cho các quỹ giao dịch viên.

Giai đoạn 2 – Hoạt động giao dịch trong ngày

• Thực hiện các giao dịch nghiệp vụ phát sinh trong ngày như đăng ký khách hàng thành viên, thực hiện các giao dịch tín dụng vi mô, tiết kiệm tự nguyện, tiết kiệm quy định, các giao dịch kế toán nội bộ, lập bảng kê ngân quỹ, lập các chứng từ thu – chi kế toán khác ..v..v.

Giao đoạn 3 – Hoạt động kết thúc ngày làm việc

Các hoạt động kết thúc ngày làm việc thường chia thành 02 loại sau:

• Thực hiện giao dịch hoàn quỹ cho quỹ chính và văn phòng chi nhánh
  • Đối với các đơn vị áp dụng mô hình giao dịch một cửa: Quỹ giao dịch viên hoàn quỹ về cho quỹ chính à Sau đó Quỹ chính hoàn quỹ về cho Văn phòng chi nhánh
  • Đối với các đơn vị không áp dụng mô hình giao dịch một cửa: Tại văn phòng chi nhánh: Phòng giao dịch / Điểm giao dịch thực hiện hoàn quỹ về cho văn phòng chi nhánh.
• Kiểm tra, in ấn báo cáo và khóa sổ cuối ngày: Kiểm tra và đối chiếu dữ liệu khách hàng, tín dụng, tiết kiệm, kế toán theo quy định của đơn vị. Nếu các dữ liệu đã khớp, thực hiện khóa sổ cuối ngày để chuyển sang ngày làm việc mới. Nếu là ngày cuối tháng, cuối quý, cuối năm phải kiểm tra và kết xuất các báo cáo – chỉ tiêu gửi cơ quan chức năng theo định kỳ quy định.

Việc áp dụng quy trình tác nghiệp này đã mang lại những lợi ích hết sức thiết thực trong công tác quản lý và quản trị tại các tổ chức tài chính vi mô. Chúng tôi hy vọng rằng với bài viết này sẽ giúp Quý khách hàng hiểu rõ hơn về quy trình tác nghiệp tại các tổ chức tài chính vi mô đồng thời ứng dụng thành công quy trình này vào hoạt động thực tiễn của đơn vị.